Anonim

Apabila anda membangunkan sistem untuk menguruskan kemasukan kertas, mudah dikendalikan. Lihat bagaimana untuk menyusun fail dan dokumen penting, serta belajar tabiat yang baik yang akan membantu anda menjinakkan harimau kertas, secara kekal.

Menyediakan Pusat Pemprosesan Kertas

Kotak Dalam Pusat Menetapkan satu tempat untuk semua surat, surat kuit, resit, kertas sekolah, risalah, semuanya. Satu timbunan, walaupun ia cukup besar, mengalahkan beberapa yang lebih kecil yang tumbuh di sekitar rumah.

Fail Tindakan Pergi ke dalam kotak anda setiap hari untuk menarik item yang memerlukan perhatian. Susunkan mereka dengan tahap urgensi ke dalam "tindakan tindakan tiga bahagian". Simpan fail di tempat terbuka supaya anda sentiasa ingat untuk menyemaknya.

Stesen Sisa Pastikan mesin pencincang, kitar semula dan tong sampah boleh dicapai supaya anda dapat melontarkan kertas yang tidak diingini sebaik sahaja ia memasuki rumah, sebelum ia masuk ke dalam kotak.

Kabinet Fail Jika ruang membenarkan, mempunyai kabinet fail untuk kertas yang tidak memerlukan tindakan, hanya pengarkiban. Jika tidak, kumpulkan kertas untuk fail dalam kotak atau folder yang mudah diakses. Pindahkan mereka ke penyimpanan jangka panjang, di mana sahaja yang mungkin, setiap bulan.

Menguruskan Kertas Penting

Penganjur Charlotte Steill of Simply Put Organizing mempunyai sistem licin untuk mengenal pasti, menyimpan, dan menangani kertas yang memerlukan perhatian, semuanya hanya dalam beberapa minit sehari:

1. Mengadakan Fail Tindakan Memutuskan jenis tiga fail fail jenis sesuai dengan gaya penganjur anda dan ruang yang tersedia. Labelkan bahagian "Lakukan Sekarang, " "Lakukan Kemudian, " dan "Menunggu."

Petua: Sistem yang anda sediakan untuk kertas aksi anda - fail akordion, penyusun meja kawat, laci tertumpuk, folder berwarna - sepadan dengan gaya pemfailan anda. Jika anda seorang penggali, anda memerlukan peringatan visual untuk menangani kertas. Dulang plastik yang disusun dari kedai bekalan pejabat menunjukkan anda apabila anda perlu mengambil tindakan pada setiap kategori. Sekiranya anda seorang jurubahasa, anda menyukai segala-galanya di tempatnya dengan kekacauan visual yang minimum. Kotak fail desktop yang dilengkapi dengan tiga folder dilabel menyimpan item tindakan berdekatan tetapi kelihatan kemas.

2. Susun In-Box Anda Untuk setiap item di dalam kotak anda, tanya diri anda, Apakah tindakan seterusnya yang perlu dan bila? Jawapannya akan meminta anda memfailkannya dalam salah satu kategori:

  • "Jangan Sekarang" termasuk apa yang anda perlukan untuk bertindak pada minggu depan. Contoh: bil untuk membayar, slip kebenaran, jemputan parti dengan RSVP
  • "Do Later" mengandungi item yang anda merancang untuk bertindak dalam masa tiga bulan akan datang. Contoh: pelawat percutian, tawaran pembiayaan semula dari bank anda, katalog yang mengandungi sesuatu yang anda bercadang untuk membeli
  • "Menunggu" termasuk apa-apa yang anda sedang menunggu respons. Contoh: penerimaan untuk pembelian pesanan pesanan yang belum sampai

Apa-apa lagi dalam peti masuk anda mungkin kertas arkib atau rujukan. Kertas arkib, seperti penyata bank, tergolong dalam kabinet pemfailan. Tiada pejabat di rumah? Menyimpan kabinet pemfailan di bawah konsol kain yang terbungkus di ruang tamu atau ruang makan anda. Pada masa cukai, buat jalan untuk kertas tahun akan datang dengan memindahkan dokumen lama ke fail akordion; kemudian pindahkan fail ke storan keluar-of-the-way.

3. Mengekalkan Fail Tindakan Anda "Fikirkan ini sebagai sesuatu yang hidup, bernafas, seperti ikan, yang perlu dipelihara setiap hari, " kata Steill. Inilah caranya untuk bersaing dengan kertas masuk dan orang yang menunggu dalam fail aksi anda, jadi tiada apa yang berlaku melalui keretakan:

  • Setiap hari atau dua: Isih kertas dari kotak masuk ke dalam fail tindakan. Juga, buka fail Do Now anda dan ambil tindakan cepat pada item yang paling sensitif pada masa itu.
  • Sekali seminggu: Lawati fail Do Later anda dan ambil apa sahaja tindakan yang anda boleh, pindahkan item ke fail lain dalam sistem anda atau ke tong kitar semula. Peek pada Menunggu dan susur mengikut keperluan. Apabila item menyelesaikan sendiri, kitar semula kertas atau letakkannya untuk penyimpanan jangka panjang.
  • Sekali sebulan: Pindahkan kertas arkib ke penyelesaian penyimpanan jangka panjang anda.

File Papers Miscellaneous

Jangan biarkan semua kertas pelbagai yang anda ingin simpan menyumbat dalam kotak atau tumpukan di sekitar rumah. Pastikan mereka berguna tetapi tidak dapat melihat dengan idea-idea ini.

Artikel Anda Ingin Baca Simpan sampul dokumen di dalam kereta atau beg anda supaya anda boleh membaca semasa anda menunggu.

Halaman Inspirasi dan Rujukan dari Majalah Simpan halaman ini dalam folder fail akordion dengan label untuk setiap kategori, seperti inspirasi menghias atau idea makan malam.

Kupon dan Resit Menyimpan dompet kupon dengan pembahagi dalam dompet atau kereta anda.

Seni Kanak-kanak dan Sekolah Pekerjaan Sebuah kotak lidded pada rak berguna adalah sempurna untuk menyimpan kerja sekolah kanak-kanak. Kumpulkan kertas harian di sini semasa anda memutuskan sama ada mereka penjaga.

Buku dan Waranti Pengajaran Simpan maklumat ini di ruangan yang sama dengan item, dalam pemegang majalah jika menyimpan pelbagai manual. Staple resit dan kad jaminan kepada penutup.

Lebih banyak untuk awak

Menguruskan Kertas Penting + Bil

Kedai Rumah Pejabat Simpanan

Melindungi Dokumen Penting

Kemas kini Kabinet Logam dengan Cat

Buat Command-Central Binder

Atur Pejabat Rumah

Ruang kerja yang tidak berkesudahan boleh membawa sedikit kewarasan ke hari sibuk anda. Idea ini membantu anda memaksimumkan setiap inci penyimpanan.


Pilihan Editor Jul 21 2019